机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(8号令）

　　国家档案局令

　　第8号

　　《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。

　　局长 杨冬权

　　二○○六年十二月十八日

　　机关文件材料归档范围和文书档案

　　保管期限规定

　　第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

　　第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

　　第三条 机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

　　（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

　　（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

　　第四条 机关文件材料不归档范围是：

　　（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

　　（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

　　（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

　　（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

　　第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

　　第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　第七条 永久保管的文书档案主要包括：

　　(一)本机关制定的法规政策性文件材料；

　　(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

　　(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

　　(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

　　(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

　　(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

　　(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

　　(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

　　第八条 定期保管的文书档案主要包括：

　　（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

　　（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

　　（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

　　（四）本机关一般性事务管理文件材料；

　　（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

　　（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

　　（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

　　（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

　　（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

　　第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

　　第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

　　机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

　　第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

　　第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

　　有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

　　第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

　　第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

　　第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

　　附件：《文书档案保管期限表》

　　附件:

　　文书档案保管期限表

　　1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

　　1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久

　　1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久

　　1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年

　　1.4 讨论未通过的文件 10年

　　2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

　　2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久

　　2.2 讨论未通过的文件 10年

　　3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久

　　4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

　　4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久

　　4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

　　5 机关联合召开会议的文件材料

　　5.1 本机关为主办的

　　5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久

　　5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

　　5.2 本机关为协办的

　　5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年

　　5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年

　　6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

　　6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久

　　6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年

　　6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年

　　7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

　　7.1 重要的 永久

　　7.2 一般的 30年

　　7.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年

　　8 本机关业务文件材料

　　8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久

　　8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示

　　8.2.1 重要业务问题的 永久

　　8.2.2 一般业务问题的 30年

　　8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

　　8.3.1 重要业务问题的 永久

　　8.3.2 一般业务问题的 30年

　　8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿30年

　　8.5 机关联合行文的文件材料

　　8.5.1 本机关为主办的

　　8.5.1.1 重要业务问题的 永久

　　8.5.1.2 一般业务问题的 30年

　　8.5.2 本机关为协办的

　　8.5.2.1 重要业务问题的 30年

　　8.5.2.2 一般业务问题的 10年

　　8.6 本机关编辑、编写的文件材料

　　8.6.1 大事记、组织沿革等 永久

　　8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年

　　8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

　　8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久

　　8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久

　　8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

　　8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料永久

　　8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久

　　8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久

　　8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料30年

　　8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年

　　8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

　　8.7.5.1 重要的 永久

　　8.7.5.2 一般的 30年

　　8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

　　8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久

　　8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年

　　8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久

　　8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料

　　8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久

　　8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年

　　9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

　　9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久

　　9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年

　　9.3 人事任免文件永久

　　9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

　　9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久

　　9.4.2 受县级以下表彰、奖励的30年

　　9.5 对本机关有关人员的处分材料

　　9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久

　　9.5.2 受到警告处分的 30年

　　9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久

　　9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久

　　9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久

　　9.9 职工名册 永久

　　9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

　　9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久

　　9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久

　　9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久

　　9.10.4 情况反映、工作简报 10年

　　9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

　　9.11.1 重要的 永久

　　9.11.2 一般的 30年

　　9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年

　　9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料

　　9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久

　　9.13.2 其他有处理结果的 30年

　　10 本机关事务管理文件材料

　　10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久

　　10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

　　10.2.1 重要的 永久

　　10.2.2 一般的 10年

　　10.3 接待工作的计划、方案

　　10.3.1 重要的 30年

　　10.3.2 一般的 10年

　　10.4 机关财务预算 30年

　　10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年

　　10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

　　10.6.1 重要的 永久

　　10.6.2 一般的 10年

　　10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久

　　10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年

　　11 上级机关制发的文件材料

　　11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

　　11.1.1 重要的 永久

　　11.1.2 一般的 10年

　　11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年

　　11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久

　　12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年

　　13 下级机关报送的文件材料

　　13.1 重大问题的专题报告 30年

　　13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年

　　重大建设项目档案验收办法

　　内江市档案局 内江市发展和改革委员会

内档联发[2006] 3号

　　内江市档案局 内江市发展和改革委员会

　　关于转发四川省档案局 四川省发展和改革委员会<<转发国家档案局国家发展和改革委员<关于印发重大建设项目档案验收办法的通知>的通知>>的通知

　　各县（区）档案局、发展改革委、市级各有关单位：

　　现将四川省档案局、四川省发展和改革委员会《转发国家档案局、国家发展和改革委员会〈关于印发重大建设项目档案验收办法的通知〉的通知》转发给你们，请认真贯彻执行。

　　重大建设项目档案验收是加强项目档案管理，确保档案完整、准确、系统的必要环节。各级档案部门、发展改革部门要加强同有关项目主管部门的联系、协调和配合，建立健全项目验收管理制度，实现项目档案验收程序化，共同做好重大建设项目档案验收工作。

　　内江市档案局 内江市发展和改革委员会

　　二○○六年八月十八日

　　题词：重大建设项目档案工作办法通知

　　抄 报: 市委办公室、市政府办公室、市政府法制办

　　内江市档案局办公室 2006年8月18日

　　四川省档案局 四川省发展和改革委员会

　　川档发[2006]19号

　　四川省档案局 四川省发展和改革委员会转发国家档案局国家发展和改革委员会《关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》的通知

　　各市、州档案局、发展改革委、经委（经贸委），省级各有关部门，各有关企业：

　　现将国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》转发你们，请认真遵照执行。各地、各部门、各有关企业在执行中有什么问题，请及时向省档案局反映。

　　四川省档案局四川省发展和改革委员会

　　二○○六年七月十四日

　　主题词：重大建设项目 档案工作 办法 通知

　　抄 报: 国家档案局，国家发展和改革委员会，省委办公厅，省政府办公厅，省政府法制办

　　四川省档案局办公室印 （共印400份）

　　国家档案局 国家发展和改革委员会

　　档发[2006] 2号

　　国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知

　　各省、自治区、直辖市、计划单列市及新疆生产建设兵团档案局、发展改革委、经委（经贸委），中央和国家机关各部门（直属机构）、各中央管理企业：

　　为贯彻《国务院关于投资体制改革的决定》，加强重大建设项目档案管理，规范建设项目档案专项验收工作，使档案工作更好地为建设项目的建设、运行和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，特制定《重大建设项目档案验收办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。各地区、各部门可结合实际情况制定实施细则。各级档案部门和发展改革部门要加强协调，相互配合，共同做好重大建设项目档案验收工作。

　　国家档案局 国家发展和改革委员会

　　二○○六年六月十四日

　　重大建设项目档案验收办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为加强重大建设项目档案管理工作，确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全。根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定制定本办法。

　　第二条 本办法适用于各级政府投资主管部门组织或委托组织进行竣工验收的固定资产投资项目（以下简称项目）。本办法所称各级政府投资主管部门是指各级政府发展改革部门和具有投资管理职能的经济（贸易）部门。

　　第三条 项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。

　　第四条 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

　　第五条 项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

　　第二章 验收组织

　　第六条 项目档案验收的组织：（一）国家发展和改革委员会组织验收的项目，由国家档案局组织项目档案的验收；

　　（二）国家发展和改革委员会委托中央主管部门（含中央管理企业，下同）、省级政府投资主管部门组织验收的项目，由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收，验收结果报国家档案局备案；

　　（三）省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收；

　　（四）国家档案局对中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督、指导。项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预检。

　　第七条 项目档案验收组的组成：

　　（一）国家档案局组织的项目档案验收，验收组由国家档案局、中央主管部门、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。

　　（二）中央主管部门档案机构组织的项目档案验收，验收组由中央主管部门档案机构及项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。

　　（三）省级及省以下各级档案行政管理部门组织的项目档案验收，由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成。

　　（四）凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

　　（五）项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

　　第三章 验收申请

　　第八条 项目建设单位（法人）应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项目档案验收申请表》（附件1）。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。

　　第九条 申请项目档案验收应具备下列条件：

　　（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；

　　（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；

　　（三）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；

　　（四）基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

　　第十条 项目档案验收前，项目建设单位（法人）应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》（附件2）进行全面自检。

　　第十一条 项目档案验收申请报告的主要内容包括：

　　（一）项目建设及项目档案管理概况；

　　（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施

　　（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

　　（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；

　　（五）存在的问题及解决措施。

　　第四章 验收要求

　　第十二条 项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

　　第十三条 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

　　第十四条 项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

　　第十五条 项目档案验收会议的主要议程包括：

　　（一）项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；

　　（二）监理单位汇报项目档案质量的审核情况；

　　（三）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；

　　（四）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；

　　（五）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

　　第十六条 检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

　　第十七条 项目档案验收应根据DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

　　第十八条 项目档案验收意见的主要内容包括：

　　（一）项目建设概况；

　　（二）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见。

　　（三）存在问题、整改要求与建议。

　　第十九条 项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

　　第二十条 项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。

　　第二十一条 项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。

　　第五章附 则

　　第二十二条 本办法由国家档案局负责解释。

　　第二十三条 其他建设项目的档案验收工作，可参照本办法执行。

　　第二十四条本办法自颁布之日起施行。

　　附件：1.《重大建设项目档案验收申请表》

　　2.《重大建设项目档案验收内容及要求》

　　附件1：

　　重大建设项目档案验收申请表

　　项目名称

　　审批（核准）机关立项日期

　　投资规模建设时间

　　建设单位

　　（法人）设计单位

　　主要施工单位

　　主要监理单位

　　计划档案验收日期

　　计划竣工验收日期

　　联 系 人

　　联系电话

　　地址/邮编电子信箱

　　申请单位

　　自检意见

　　（单位盖章）

　　年 月 日

　　验收组织

　　单位意见

　　（单位盖章）

　　年 月 日

　　附件2：

　　重大建设项目档案验收内容及要求

　　一、项目档案的基础管理工作

　　1.项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。

　　2.项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

　　3.项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。

　　4.项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。

　　5.配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。

　　6.采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。

　　7.保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。

　　二、项目档案的完整、准确、系统情况

　　1.按照DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

　　2.项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB／T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

　　三、项目档案的安全

　　1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。

　　2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

　　3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

　　4.采取有效措施保证档案实体和信息安全

　　电子文件归档与管理规范

　　标准名 称 　 《电子文件归档与管理规范》

　　发布单 位 　国家质量技术监督检疫局

　　发布日期 　2004-4-27

　　主题词 　电子文件归档与管理规范　GB／T 18894—2002

　　1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

　　2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有 的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

　　DA／T 18档案著录规则 DA／T 22归档文件整理规则

　　3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。

　　3．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

　　3．2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件

　　3．3 背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

　　3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

　　3．5 逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部门移交的过程。

　　3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

　　3．7 真实性authenticity 指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

　　3．8 完整性integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。

　　3．9 有效性utility 指电子文件(3．1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

　　3．10 捕获capture 指对电子文件(3．1)进行实时收集和存储的方法与过程。

　　3．1 1 迁移 migration 指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。

　　4 总则

　　4．1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

　　4．2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

　　4．3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

　　4．4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

　　4．5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

　　4．6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

　　5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证

　　5．1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不问断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

　　5．1．1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

　　5．1．2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

　　5．1．3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

　　5．1．4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

　　5．2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

　　5．2．1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

　　5．2．2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

　　5．2．3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

　　5．2．4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

　　5．3 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

　　5．4 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

　　5．5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

　　6 电子文件的收集与积累

　　6．1 收集积累要求

　　6．1．1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

　　6．1．2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

　　6．1．3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

　　6．1．4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

　　6．1．5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

　　6．1．6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

　　6．1．7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

　　6．1．8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

　　6．1．9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

　　6．1．10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

　　6．1．11 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

　　6．1．12 定期制作电子文件的备份。

　　6．2 电子文件的登记

　　6．2．1 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A．1和表A．2)。

　　6．2．2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。

　　6．2．3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

　　6．2．4 电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U-——非正式电子文件；F—正式电子文件。

　　6．2．5 电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件：G——图形文件；V——影像文件；A—— 声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D--数据文件。

　　7　电子文件的归档

　　7．1 归档要求 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

　　7．2鉴定

　　7．2．1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

　　7．2．2 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

　　7．2．3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

　　7．2．4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

　　7．3 归档时间 逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

　　7．4 检测 在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

　　7．5 归档 电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

　　7．5．1 逻辑归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

　　7．5．2 物理归档

　　7．5．2．1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

　　7．5．2．2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

　　7．5．2．3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

　　7．5．2．4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

　　7．5．2．5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

　　7．5．2．6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》 (见附录A的表A．4和表A．5)。 归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录A的表A．4)，以件为单位填写续页(见附录A的表A．5)。

　　7．5．2．7 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

　　7．5．2．8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

　　8　归档电子文件的整理

　　8．1 归档电子文件的整理按DA／T 22规定的要求进行。

　　8．2 归档电子文件以件为单位整理。

　　8．3 同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等分类方案进行分类。

　　8．4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

　　8．5 电子文件的著录应参照DA／T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等)。

　　8．6 将著录结果制成机读目录和纸质目录。

　　9　归档电子文件的移交、接收与保管

　　9．1 移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

　　9．2 移交、接收检验

　　9．2．1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100 %时方可进行交接。

　　9．2．2 检验项目如下： ——载体有无划痕，是否清洁； ——有无病毒； ——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续； ——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； ——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)的相应栏目。

　　9．2．3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

　　9．3 移交手续 档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

　　9．4 保管要求 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件： a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 d)环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

　　9．5 有效性保证

　　9．5．1 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内答的载体应按保密要求进行处置。

　　９.5.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

　　9·5·3 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

　　9·5·4 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A．6)。

　　9．6 迁移 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A．7)。

　　9．7 利用

　　9·7·1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。9．7．2 利用时应使用拷贝件。

　　9·7·3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或邵门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

　　9·7·4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

　　9．8 归档电子文件的鉴定销毁

　　9·8·1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。

　　9·8·2 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

　　9．9 统计 档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

　　附 录

　　A(规范性附录)登记表格式

　　表A．1 电子文件登记表(首页) 文件 特征 形成部门 完成日期 载体类型 载体编号 通讯地址 电话联系人 设备环 境特征 硬件环境 (主机、网络服务 器型号、制造厂 商等) 软件环境 (型号、版本等) 操作系统 数据库系统相关软件(文字处理工具、浏览器、压缩 或解密软件等) 文件记 录特征记录结构 (物理、逻辑) 记录 类型 口定长 口可变长 口其他记录总数 总字节数 记录字符、图形、音频、视频文件 格式 文件载体 型号： 数量： 备份数： 口一件一盘 口多件一盘 口一件多盘 口多件多盘 制表 审核 填表人(签名) 年 月 日 审核人(签名) 年月 日

　　表A．2 电子文件登记表【续页) 第 页 文件 编号 题 名 形成 时间 文件稿 本代码 文件类 别代码 载体 编号 保管 期限 备注

　　表A．3 归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目 单位名称移交单位： 接收单位： 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说明 登记表、软件、说明资料检验 填表人(签名) 年 月 日 年 月 日 审核人(签名) 年 月 日 年 月 日 单位(印章) 年 月 日 年 月 日

　　表A．4归档电子文件登记表(首页) 文件 特征 形成部门 完成日期 载体类型 载体编号 通讯地址 电话联系人 设备环 境特征 硬件环境 (主机、网络服务 器型号、制造厂 商等) 软件环境 (型号、版本等) 操作系统 数据库系统相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等) 文件记录特征 记录结构 (物理、逻辑) 记录 类型 口定长 口可变长口其他 记录总数 总字节数 记录字符及图形音频、视频文件 格式 文件载体 型号： 数量： 备份数： 口一件一盘 口多件一盘 口一件多盘 口多件多盘 文件 交接送交部门 通讯地址 电 话 联系人 送交人(签名) 年 月 日接收部门 通讯地址 电 话 联系人 接收人(签名) 年 月 日

　　表A．5归档电子文件登记表(续页) 第 页 文件 编号 题 名 形成 时间 文件版 本代码 文件类 别代码载体编号 保管 期限 备注

　　表A．6归档电子文件管理登记表归档电子 文件设备 情况登记新设备兼 容性检验 磁性载体 转存登记 填表人(签名) 年 月日 审核人(签名) 年月 日 单位(盖章) 年 月 日

　　表A．7归档电子文件迁移登记表源系统 设备情况 硬件系统：系统软件： 应用软件： 存储载体： 目标系统 设备情况 硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体： 被迁移归档 电子文件情况记录数： 字节数： 迁移时间：操作者： 填表人(签名) 年 月日 审核人(签名) 年 月 日 单位(盖章) 年 月 日

　　照片档案管理规范

　　法规类别 　标准名　称 《照片档案管理规范》

　　发布单位 　国家技术监督局 发布日期 　1989-10-25

　　主题 词 　照片档案

　　中华人民共和国国家标准

　　照片档案管理规范 GB/T11821-1989

　　为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。

　　1 主题内容和适用范围　本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。本规范适用于常规照片档案的管理。不适用于专门保管照片的档案馆。

　　2 引用标准　GB 3792.5 档案著录规则　GB 9705 文书档案案卷格式　JGJ 25 档案馆建筑设计规范

　　3 名词术语

　　3.1　照片档案　国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。

　　3.1.1 常规照片档案 用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。

　　3.2　芯页 固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。

　　3.3　大照片 凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。

　　3.4　大底片 凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。

　　4 照片档案的收藏

　　4.1 收藏范围

　　4.1.1 反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。

　　4.1.2　领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。

　　4.1.3　某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。

　　4.1.4　记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。

　　4.1.5　反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。

　　4.1.6　与其他载体档案有密切联系的照片档案。

　　4.1.7　其他具有保存价值的照片档案。

　　4.2　收集时间

　　4.2.1　归档时间　照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。

　　4.2.2　档案馆接收时间

　　4.2.2.1 依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。

　　4.2.2.2 在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。

　　4.2.3 档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。

　　4.3 收集要求

　　4.3.1 底片、照片、说明齐全。

　　4.3.2 底片与照片的影像相符。

　　5 照片档案的整理　应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。

　　5.1 底片整理方法

　　5.1.1 底片分类 将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。

　　5.1.2 底片的编号

　　5.1.2.1 在全宗内编流水号。格式如下：全宗号──底片号　例：13—535

　　5.1.2.2 底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。

　　5.1.3 底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。

　　5.1.4 按底片号顺序将底片插入底片册。

　　5.2 说明的编写方法和要求

　　5.2.1 符号说明的项目有：照片号、底片号和参见号。

　　5.2.1.1 照片号：案卷内照片的顺序号

　　5.2.1.2 底片号：按5.1.2条要求赋予的编号。

　　5.2.1.3 参见号：与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。格式如下：(类别)档号；(类别)档号　　例：(文书档案)13—2—58；(科技档案)G—J一28 5.2.2 文字说明的成分和编写要求

　　5.2.2.1 文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。a. 事由：照片影像所反映事件，事物的情由；b. 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；c. 地点：被摄物所在的具体地点；d. 人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；e. 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；f. 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

　　5.2.2.2 文字说明的编写要求　a. 综合运用5.2.2.1条中的六个要素，概括地揭示照片影像反映全部信息。b. 文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；c. 用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“.”表示。例；1953年3月22日写作1953.3.22.

　　5.2.3 总说明和分说明

　　5.2.3.1 一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。

　　5.2.3.2 凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。

　　5.2.4 说明的格式

　　5.2.4.1 说明采用横写格式，宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50mm。

　　5.2.4.2 说明应分段书写，格式如下：照片号／底片号 拍摄时间　文字说明　参见号 摄影者

　　5.2.4.3 单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。

　　5.2.4.4 大照片的说明可另纸书写，一同保存。

　　5.2.4.5 反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。

　　5.3 照片的整理方法

　　5.3.1 照片的分类 一般应在全宗内按年代──问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。

　　5.3.2 根据分类情况，将照片与说明—起固定在芯页上，并组成案卷。芯页的规格为297mm×210mm。

　　5.3.3 根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。

　　5.3.4 照片必须固定在芯页正面(装订线右侧)。

　　5.3.5 案卷内的芯页以三十页左右为宜。

　　5.3.6 卷内目录：以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录(见图1)。a. 照片号：参见5.2.1.1；b. 照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。照片名称不应超过50字；c.参见号：参见5.2.1.3。

　　5.3.7 卷内备考表 可采用GB9705中的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的最后一页。

　　5.3.8 卷皮格式 可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。

　　5.3.9 按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。

　　《全宗卷规范》

　　法规类别 　 标准名 称 　《全宗卷规范》

　　发布单位 　 国家档案局 发布日期 　 1995-6-12

　　主 题 词 　 全宗卷

　　全宗卷规范 DA/T12-1994

　　1995-6-12国家档案局批准　1995-10-01实施

　　1 主题内容与适用范围

　　1.1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。

　　1.2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。

　　1.3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。

　　2 引用标准 DA/T1-92 档案工作基本术语　　GB9705-88 文书档案案卷格式

　　3 全宗卷编制原则

　　3.1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

　　3.2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

　　3.3 宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。

　　4 全宗卷的主要内容

　　4.1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

　　4.2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

　　4.3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

　　4.4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

　　4.5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。

　　4.6 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

　　4.7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

　　5 全宗卷的整理

　　5.1 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量多的可设分卷。

　　5.2 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

　　5.3 卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。

　　5.4 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者（见图1）。（图略） 5.5 卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格（见图2）（图略）。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期（见图3）。（图略）

　　6 全宗卷的管理

　　6.1 档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加横短和分卷序号，如：50-1、50-2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。

　　6.2 馆藏全宗采取分若干个部类（如按政权性质等）管理的，可按部门分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。

　　6.3 档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。

　　6.4 全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交